Erstgespräch
KIHZ

Cloud-Bilanzierung ohne Excel-Chaos: Effiziente Finanzen für mehrere Standorte

Für die Stiftung KIHZ haben wir eine maßgeschneiderte, webbasierte Cloud-Software entwickelt. Sie ermöglicht es geografisch getrennten Kinderbetreuungseinrichtungen, ihre monatlichen Bilanzen und Kostenstellen-Daten fehlerfrei, zentral und in Echtzeit zu verwalten.

Ein hölzerner Aktivitätstisch in einem Klassenraum mit Schalen großer Holzbuchstaben und bunten Knete‑Töpfen, bereit für kreatives Kinderspiel.
KIHZ Logo
  • 100 %
    Excel-frei
    Automatisierte Datenkonsistenz ohne veraltete Tabellen-Versionen.
  • Echtzeit
    Multi-Standort
    Zentraler Cloud-Zugriff für alle Kitas und Kostenstellen parallel.
  • Rechte-Matrix
    Sichere Eingabe
    Strukturierte Workflows durch detailliert konfigurierbare Benutzerrollen.
Zentrales Controlling: Die neue Web-Plattform zur konsolidierten Monatsbilanzierung.
Zentrales Controlling: Die neue Web-Plattform zur konsolidierten Monatsbilanzierung.

Die Aufgabe

Ausgangslage & Herausforderung

Die Verwaltung und Konsolidierung der monatlichen Finanzberichte über eine Vielzahl geografisch verteilter Kindertagesstätten hinweg stellte die Verwaltung der Stiftung vor erhebliche Herausforderungen:

  1. Excel-Versionschaos: Jede Einrichtung pflegte eigene Tabellen. Der manuelle Zusammenfluss der Daten in der Zentrale war extrem fehleranfällig und zeitintensiv.
  2. Fehlende Echtzeit-Daten: Die Geschäftsführung hatte keinen direkten Einblick in den aktuellen Abrechnungsstand einzelner Kitas während des laufenden Monats.
  3. Mangelnde Rechte-Strukturierung: Es gab keine technische Möglichkeit, den Zugriff und die Schreibrechte für einzelne Kostenstellen-Verantwortliche granular zu steuern.
  4. Usability-Hürden: Für die Kita-Leitungen vor Ort musste die Dateneingabe so einfach und intuitiv wie möglich gestaltet werden, um administrative Hürden abzubauen.

Die Lösung

Unsere Lösung & Ihr Beitrag

Wir haben eine maßgeschneiderte Web-Anwendung entwickelt, die den gesamten Bilanzierungsprozess digitalisiert und absichert.

  • Zentrale Web-Applikation mit Echtzeit-Zugriff: Entwicklung einer modernen Web-Plattform als Single Point of Truth. Alle Kostenstellen buchen ihre monatlichen Finanzdaten direkt im System ein. Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an.
  • Rollen- & Rechte-Management: Detaillierte Benutzerrechte-Matrix. Kita-Leitungen sehen und bearbeiten ausschließlich die Daten ihrer eigenen Kostenstelle, während die zentrale Buchhaltung und Geschäftsführung vollen Lese- und Freigabezugriff auf alle Standorte hat.
  • Intuitive Usability-Optimierung: Geführte Formulare zur einfachen Eingabe von monatlichen Einnahmen und Ausgaben, automatische Validierungen zur Vermeidung von Fehleingaben direkt bei der Erfassung und übersichtliche Status-Dashboards.
  • Maximale Datenkonsistenz & Sicherheit: Das System arbeitet transaktionssicher auf einer zentralen Datenbank. Das verhindert Überschreibungen und stellt sicher, dass Berichte erst nach erfolgreicher Validierung und Freigabe in die Konsolidierung fließen.
Strukturierte Administration: Mandantenfähige Kostenstellen-Erfassung und einfache Freigaben.
Strukturierte Administration: Mandantenfähige Kostenstellen-Erfassung und einfache Freigaben.

Bereit, wenn Sie es sind

Sagen Sie uns, wo es hakt.

Ein Prozess kostet zu viel Zeit? Ein System hängt nicht richtig an? Eine Lösung fehlt? Beschreiben Sie es in einem Satz und wir sagen Ihnen, was möglich ist.

Telefon: +49 341 989 7307
E-Mail: ed.ytilibuoy@onullfni

Erstgespräch buchen